Juillet est le moment idéal pour préparer votre agence immobilière avant les vacances d’été.
Même si vous fermez quelques jours, réduisez vos horaires ou qu’une partie de votre équipe soit absente, votre site web continuera à recevoir des visites. Les acheteurs continueront à consulter les biens. Les formulaires resteront actifs. Et de nouveaux leads peuvent arriver à tout moment.
C’est pourquoi, avant de partir, il est conseillé de bien vérifier certains points essentiels : les demandes de contact, les propriétés, les tâches en attente, les alertes, les horaires et les canaux de communication.
Il ne s’agit pas de faire de grands changements. Il s’agit simplement de consacrer un peu de temps à organiser l’essentiel afin que, pendant les vacances, votre agence immobilière continue de fonctionner efficacement.
Si vous travaillez avec le site web et le CRM de Mediaelx, beaucoup de ces tâches peuvent être préparées directement depuis le système.
Voici 6 étapes simples pour partir plus sereinement et éviter que le travail ne s’accumule à votre retour.
1. Organisez qui répondra aux leads
Avant de fermer quelques jours ou de réduire vos horaires, vérifiez qui sera chargé de suivre les demandes qui arriveront depuis votre site web.
En été, de nombreux acheteurs continuent à rechercher un logement. Certains sont en vacances dans la région, d’autres comparent des propriétés depuis chez eux et d’autres profitent de cette période pour commencer à prendre des décisions.
C’est pourquoi il est important que chaque lead ait un responsable.
Avant de partir, définissez clairement :
- qui vérifiera les formulaires de contact
- qui répondra aux messages WhatsApp
- qui répondra aux emails
- qui assurera le suivi des acheteurs actifs
- quel message sera envoyé si la réponse prend un peu plus de temps que d’habitude
Avec le CRM Mediaelx, les demandes peuvent être centralisées afin que l’équipe sache ce qui est arrivé, d’où provient chaque lead et qui doit le gérer.
Ainsi, vous évitez qu’une opportunité se perde dans un email, un appel ou un message resté sans réponse.
2. Vérifiez les propriétés mises en avant sur votre site web
Votre site continuera à fonctionner même lorsque votre agence sera fermée.
C’est pourquoi, avant de partir en vacances, vérifiez quelles propriétés apparaissent dans les espaces les plus visibles : page d’accueil, biens mis en avant, carrousels, bannières ou sections principales.
Assurez-vous que les biens affichés correspondent réellement à ceux que vous souhaitez promouvoir pendant l’été.
Par exemple :
- des logements avec une bonne disponibilité
- des propriétés avec un prix attractif
- des programmes neufs actualisés
- des biens avec de belles photos
- des logements que votre équipe souhaite mettre en avant dans ses campagnes
C’est également le bon moment pour retirer des zones mises en avant les propriétés vendues, réservées ou qui ne correspondent plus à votre stratégie commerciale.
Depuis le CRM Mediaelx, vous pouvez gérer les propriétés affichées sur votre site et maintenir une vitrine digitale plus attractive et à jour.
3. Préparez les tâches et les rappels dans votre CRM
Revenir de vacances sans savoir par où commencer peut rapidement devenir un véritable chaos.
- Acheteurs en attente
- Visites à confirmer
- Propriétaires qui attendent une réponse
- Demandes sans suivi
- Propriétés à vérifier
Pour éviter cela, avant de partir préparez vos tâches et vos rappels dans le CRM.
Vous pouvez programmer des actions comme :
- appeler un acheteur à votre retour ;
- envoyer de nouvelles propriétés à un client ;
- vérifier une documentation en attente ;
- confirmer la disponibilité d’un logement ;
- effectuer le suivi d’une visite ;
- contacter un propriétaire ;
- examiner un lead reçu pendant les vacances.
Cela permet à toute l’équipe de savoir clairement ce qui doit être fait, quand et avec quel client.
Un CRM ne sert pas uniquement à stocker des contacts. Il doit également vous aider à organiser votre activité commerciale et à éviter que les opportunités ne se refroidissent.
4. Activez les recherches enregistrées et les alertes automatiques
Tous les acheteurs ne vous contacteront pas exactement au moment où vous êtes disponible.
Certains visiteront votre site, rechercheront des propriétés, compareront les différentes zones et ne seront peut-être pas encore prêts à échanger avec un agent immobilier.
Dans ces situations, les recherches enregistrées et les alertes automatiques peuvent être très utiles.
Grâce à cet outil, l’acheteur peut enregistrer ses critères de recherche et recevoir des notifications lorsque de nouvelles propriétés correspondant à ses besoins sont disponibles.
Par exemple :
- appartements proches de la mer
- villas avec piscine
- logements neufs dans une zone spécifique
- propriétés correspondant à un certain budget
- biens avec des caractéristiques particulières
Cela permet à votre agence immobilière de rester présente dans l’esprit des acheteurs, même si votre agence est fermée ou que votre équipe travaille avec des horaires réduits en été.
De plus, dans le CRM, vous pouvez mieux comprendre les critères de chaque client et préparer un suivi plus pertinent à votre retour.
Une personne qui visite votre site aujourd’hui sans vous contacter peut devenir une opportunité plus tard si votre système est correctement préparé.
5. Mettez à jour vos horaires d’été sur Google
C’est un point facile à oublier, mais qui peut avoir un impact important sur l’expérience utilisateur.
Si votre agence immobilière modifie ses horaires en été, ferme quelques jours ou reçoit uniquement sur rendez-vous, mettez ces informations à jour sur votre Profil d’entreprise Google.
De nombreux utilisateurs consultent Google avant d’appeler, de visiter l’agence ou de demander des informations. De plus, si votre site affiche une carte Google intégrée sur la page de contact, ces horaires seront également visibles pour les visiteurs venant depuis votre site.
Avant de partir, vérifiez :
- les horaires d’ouverture
- les jours de fermeture
- les horaires spéciaux d’été
- le numéro de téléphone de contact
- l’adresse de l’agence
- le lien vers le site web
- les informations visibles sur la fiche
La mise à jour de ces informations évite les confusions, les appels en dehors des horaires et les visites imprévues à l’agence.
Cela transmet également une image plus professionnelle : le client voit que vos informations sont entretenues et régulièrement actualisées.
6. Préparez des messages clairs pour vos clients
Si pendant quelques jours vos réponses prennent un peu plus de temps, il est préférable de le communiquer clairement.
Il n’est pas nécessaire de donner beaucoup d’explications. Il suffit de préparer un message simple, professionnel et chaleureux.
Vous pouvez l’utiliser dans vos réponses automatiques, WhatsApp Business, emails ou formulaires de contact.
Par exemple :
“Pendant cette période, nous travaillons avec nos horaires d’été. Nous avons bien reçu votre demande et nous vous répondrons dans les plus brefs délais.”
Ou :
“Notre équipe peut prendre un peu plus de temps pour répondre pendant la période des vacances, mais nous traiterons votre demande dès que possible.”
L’objectif n’est pas de dire que l’agence immobilière est à l’arrêt. L’objectif est de gérer les attentes.
Si le client sait que sa demande a bien été reçue, il est plus susceptible d’attendre une réponse. S’il ne reçoit aucun message, il peut penser que personne ne l’a vue et contacter une autre agence.
Bonus : vérifiez vos flux XML avant de partir
Si votre agence immobilière travaille avec des propriétés importées via XML, il est également conseillé de faire une vérification rapide avant les vacances.
Les importations peuvent continuer à se mettre à jour automatiquement, mais cela ne signifie pas qu’il ne faut pas contrôler la qualité de votre catalogue.
Avant de fermer, vous pouvez vérifier :
- si de nouvelles propriétés ont été ajoutées
- s’il y a eu des baisses ou des augmentations de prix
- si certaines propriétés ont disparu
- si certaines photos ou informations doivent être vérifiées
- si des biens importés ne correspondent plus à votre stratégie commerciale
- s’il existe des propriétés avec un potentiel qui méritent d’être mises en avant
L’historique des dernières modifications du CRM Mediaelx peut vous aider à détecter ces nouveautés sans devoir contrôler manuellement l’ensemble du catalogue.
Ainsi, vous pourrez laisser votre site plus organisé et éviter qu’un trop grand nombre de tâches ne s’accumule à votre retour.
Partir en vacances ne signifie pas laisser votre agence immobilière sans suivi
Une agence immobilière peut fermer quelques jours, réduire ses horaires ou fonctionner avec une équipe réduite sans perdre le contrôle.
La clé est de bien préparer les éléments importants avant de partir.
Vérifier les leads, mettre à jour les propriétés, créer les tâches à l’avance, activer les alertes, entretenir votre Profil Google et préparer des messages clairs peut faire une grande différence.
Avec le site web et le CRM Mediaelx, beaucoup de ces actions peuvent être organisées depuis le même système, ce qui aide votre équipe à travailler plus efficacement et permet à vos clients de bénéficier d’un meilleur accompagnement.
Avant de fermer l’agence ou de passer aux horaires d’été, prenez quelques minutes pour vérifier votre site web, votre CRM et vos canaux de contact.
Votre agence immobilière restera visible.
Vos propriétés continueront à recevoir des visites.
Et vos leads pourront continuer à arriver.
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