Juli is het perfecte moment om je vastgoedkantoor voor te bereiden voordat de zomervakantie begint.
Ook als je een paar dagen sluit, de openingstijden beperkt of een deel van je team afwezig is, blijft je website bezoekers ontvangen. Kopers blijven woningen bekijken. Contactformulieren blijven actief. En nieuwe leads kunnen op elk moment binnenkomen.
Daarom is het belangrijk om voordat je vertrekt enkele belangrijke punten goed te controleren: aanvragen, woningen, openstaande taken, meldingen, openingstijden en contactkanalen.
Het gaat niet om grote veranderingen. Het gaat erom even tijd te nemen om de belangrijkste zaken te organiseren zodat je vastgoedkantoor tijdens de vakantieperiode overzichtelijk blijft werken.
Werk je met de website en CRM van Mediaelx? Dan kun je veel van deze taken rechtstreeks vanuit het systeem voorbereiden.
Hier zijn 6 eenvoudige stappen om met meer rust op vakantie te gaan en te voorkomen dat het werk zich opstapelt bij je terugkomst.
1. Organiseer wie de leads zal opvolgen
Voordat je een paar dagen sluit of de openingstijden vermindert, controleer je wie verantwoordelijk is voor de aanvragen die via je website binnenkomen.
In de zomer blijven veel kopers op zoek naar een woning. Sommigen zijn op vakantie in de regio, anderen vergelijken woningen vanuit huis en weer anderen gebruiken deze maanden om hun aankoopplannen te starten.
Daarom is het belangrijk dat elke lead een verantwoordelijke persoon heeft.
Zorg ervoor dat vóór je vertrek duidelijk is:
- wie de contactformulieren controleert
- wie WhatsApp-berichten beantwoordt
- wie e-mails opvolgt
- wie actieve kopers begeleidt
- welk bericht wordt verstuurd wanneer een antwoord iets langer duurt dan normaal
Met de Mediaelx CRM kunnen aanvragen centraal worden beheerd, zodat het team weet wat er is binnengekomen, waar elke lead vandaan komt en wie deze moet behandelen.
Zo voorkom je dat een verkoopkans verloren gaat in een e-mail, telefoongesprek of onbeantwoord bericht.
2. Controleer de uitgelichte woningen op je website
Je website blijft werken, ook wanneer het kantoor gesloten is.
Controleer daarom voordat je op vakantie gaat welke woningen zichtbaar zijn op de belangrijkste plaatsen: homepage, uitgelichte woningen, carrousels, banners of hoofdsecties.
Zorg ervoor dat alleen woningen worden getoond die je tijdens de zomer echt wilt promoten.
Bijvoorbeeld:
- woningen met goede beschikbaarheid
- eigendommen met een aantrekkelijke prijs
- actuele nieuwbouwprojecten
- woningen met sterke foto's
- woningen die je team extra wil promoten in campagnes
Het is ook een goed moment om verkochte, gereserveerde of niet langer relevante woningen uit de uitgelichte secties te verwijderen.
Via de Mediaelx CRM kun je beheren welke woningen op je website verschijnen en je digitale etalage netjes en actueel houden.
3. Bereid taken en herinneringen voor in je CRM
Terugkomen van vakantie en niet weten waar je moet beginnen kan voor veel chaos zorgen.
- Kopers die nog opgevolgd moeten worden
- Bezichtigingen die bevestigd moeten worden
- Eigenaars die wachten op een antwoord
- Aanvragen zonder opvolging
- Woningen die nog gecontroleerd moeten worden
Om dit te voorkomen, bereid je voordat je vertrekt taken en herinneringen voor in het CRM.
Je kunt acties instellen zoals:
- een koper bellen zodra je terug bent;
- nieuwe woningen naar een klant sturen;
- openstaande documenten controleren;
- de beschikbaarheid van een woning bevestigen;
- een bezichtiging opvolgen;
- contact opnemen met een eigenaar;
- een lead bekijken die tijdens de vakantie is binnengekomen.
Zo weet het hele team duidelijk wat er moet gebeuren, wanneer dit moet gebeuren en voor welke klant.
Een CRM is niet alleen bedoeld om contacten op te slaan. Het moet je ook helpen om je commerciële activiteiten te organiseren en te voorkomen dat kansen verloren gaan.
4. Activeer opgeslagen zoekopdrachten en automatische meldingen
Niet elke koper neemt contact op op het moment dat jij beschikbaar bent.
Sommige bezoekers bekijken je website, zoeken naar woningen, vergelijken verschillende gebieden en zijn misschien nog niet klaar om met een makelaar te praten.
Voor deze situaties kunnen opgeslagen zoekopdrachten en automatische meldingen erg waardevol zijn.
Met deze functie kan de koper zijn zoekcriteria bewaren en meldingen ontvangen wanneer er nieuwe woningen beschikbaar komen die daarbij passen.
Bijvoorbeeld:
- appartementen dicht bij zee
- villa’s met zwembad
- nieuwbouw in een bepaalde regio
- woningen binnen een bepaald budget
- eigendommen met specifieke kenmerken
Hierdoor blijft je vastgoedkantoor zichtbaar bij potentiële kopers, ook wanneer je kantoor gesloten is of je team met aangepaste zomeruren werkt.
Daarnaast kun je binnen het CRM beter begrijpen waar elke klant naar zoekt en een relevantere opvolging voorbereiden wanneer je terug bent.
Een bezoeker die vandaag geen contact opneemt, kan later alsnog een verkoopkans worden als je systeem goed is voorbereid.
5. Werk je zomeropeningstijden bij op Google
Dit punt wordt gemakkelijk vergeten, maar kan een grote invloed hebben op de gebruikerservaring.
Als je vastgoedkantoor in de zomer andere openingstijden heeft, enkele dagen sluit of alleen op afspraak werkt, update deze informatie dan in je Google Bedrijfsprofiel.
Veel gebruikers bekijken Google voordat ze bellen, het kantoor bezoeken of informatie aanvragen. Als je website een Google-kaart toont op de contactpagina, zijn deze openingstijden ook zichtbaar voor bezoekers via je website.
Controleer voordat je vertrekt:
- openingstijden
- gesloten dagen
- speciale zomeropeningstijden
- contacttelefoonnummer
- kantooradres
- link naar de website
- zichtbare informatie op het bedrijfsprofiel
Door deze gegevens te actualiseren voorkom je verwarring, telefoontjes buiten openingstijden en onverwachte bezoeken aan het kantoor.
Het straalt ook meer professionaliteit uit: klanten zien dat je informatie goed wordt bijgehouden en up-to-date is.
6. Bereid duidelijke berichten voor je klanten voor
Als je gedurende enkele dagen wat trager reageert, is het beter om dit duidelijk te communiceren.
Je hoeft geen uitgebreide uitleg te geven. Het volstaat om een eenvoudig, professioneel en persoonlijk bericht voor te bereiden.
Je kunt dit gebruiken in automatische antwoorden, WhatsApp Business, e-mails of contactformulieren.
Bijvoorbeeld:
“Tijdens deze periode werken wij met aangepaste zomeropeningstijden. We hebben je aanvraag ontvangen en nemen zo snel mogelijk contact met je op.”
Of:
“Ons team kan tijdens de vakantieperiode iets langer nodig hebben om te reageren, maar we behandelen je aanvraag zo snel mogelijk.”
Het doel is niet om te zeggen dat het vastgoedkantoor stil ligt. Het doel is om verwachtingen goed te beheren.
Wanneer een klant weet dat zijn aanvraag goed is ontvangen, is de kans groter dat hij op een antwoord wacht. Zonder bericht kan de klant denken dat niemand de aanvraag heeft gezien en contact opnemen met een ander kantoor.
Extra: controleer je XML-imports voordat je vertrekt
Als je vastgoedkantoor werkt met woningen die via XML worden geïmporteerd, is het ook verstandig om voor de vakantie een snelle controle uit te voeren.
De importen kunnen automatisch blijven updaten, maar dat betekent niet dat je de kwaliteit van je woningaanbod niet hoeft te controleren.
Voordat je sluit, kun je controleren:
- of er nieuwe woningen zijn binnengekomen
- of er prijsdalingen of prijsstijgingen zijn geweest
- of bepaalde woningen verdwenen zijn
- of bepaalde foto's of gegevens aangepast moeten worden
- of geïmporteerde woningen nog passen bij je commerciële strategie
- of er woningen met potentieel zijn die extra aandacht verdienen
De historiek van recente wijzigingen in de Mediaelx CRM kan je helpen om deze updates te ontdekken zonder dat je de volledige woningcatalogus handmatig moet controleren.
Zo kun je je website overzichtelijker achterlaten en voorkomen dat er bij je terugkomst te veel taken blijven liggen.
Op vakantie gaan betekent niet dat je vastgoedkantoor zonder opvolging achterblijft
Een vastgoedkantoor kan enkele dagen sluiten, minder uren werken of met een kleiner team werken zonder de controle te verliezen.
De sleutel is om de belangrijkste zaken goed voor te bereiden voordat je vertrekt.
Leads controleren, woningen actualiseren, taken klaarzetten, meldingen activeren, je Google Bedrijfsprofiel onderhouden en duidelijke berichten voorbereiden kan een groot verschil maken.
Met de website en CRM van Mediaelx kunnen veel van deze acties vanuit hetzelfde systeem worden georganiseerd, waardoor je team gestructureerder werkt en klanten beter worden opgevolgd.
Voordat je het kantoor sluit of overstapt op zomeruren, neem enkele minuten om je website, CRM en contactkanalen te controleren.
Je vastgoedkantoor blijft zichtbaar.
Je woningen blijven bezoekers ontvangen.
En je leads kunnen blijven binnenkomen.
Fotogalerij
